웹사이트 개발 에이전시가 소통하는 방법
안녕하세요, 플러스 마이너스 제로 스튜디오입니다.
이번 글은 저희 스튜디오에서 클라이언트와 소통하는 방법, 그리고 이 소통 방식이 어떻게 변화해오고 현재까지 발전해왔는지에 대한 과정을 이야기드리고자 합니다.
웹 개발 프로젝트에서 가장 중요한 것 중 하나는 바로 클라이언트와의 원활한 소통입니다. 플러스마이너스제로 스튜디오는 웹 개발 에이전시로서 수많은 프로젝트를 진행하면서 클라이언트와의 소통 방식을 지속적으로 개선해왔습니다. 저희 스튜디오도 처음부터 체계적인 소통 방식이 잡혀있던 것은 아니었습니다.
초기 소통 방식: 메신저 기반 커뮤니케이션
카카오톡을 통한 소통과 그 한계
처음 프로젝트를 시작할 때는 대부분의 기업들이 그러하듯 카카오톡을 주요 소통 채널로 사용했습니다. 에이전시 담당자 1명과 클라이언트 담당자 1명이 일대일로 대화하는 방식이었습니다.
하지만 웹 개발은 단순히 에이전시가 모든 것을 처리할 수 있는 작업이 아닙니다. 클라이언트께서도 파일을 주고받아야 하고, 견적 및 계약 절차를 진행해야 하며, 홈페이지 관련 서비스 가입이나 외부 서비스 연동 등 다양한 작업에 참여해야 합니다.
문제는 웹 개발에 익숙한 에이전시와 달리 대부분의 클라이언트분들은 이러한 작업에 미숙하다는 점입니다. 카카오톡만으로는 복잡한 프로세스를 명확하게 전달하기에 한계가 있었습니다.
문서화된 자료 공유의 시도
이러한 문제를 해결하기 위해 초반에는 카카오톡으로 정리된 문서 자료를 공유하는 방식을 사용했습니다. 하지만 다음과 같은 문제들이 발생했습니다.
• 요청이 누락되는 경우가 발생했습니다. 다른 카카오톡 메시지에 묻혀 요청사항을 제대로 확인하지 못하는 상황이 생겼습니다.
• 요청 내용의 이해가 어려운 경우가 많았습니다. 아무리 문서로 정리해 전달해도 여러 요청이 섞여있고, 하나의 요청이 다음 요청과 연결되어 있는 경우 전체 프로세스를 한번에 이해하고 진행하기 어려웠습니다.
가장 힘들었던 점은 우리 에이전시 측에서 클라이언트분들이 최대한 쉽고 편하게 업무를 처리하실 수 있도록 돕고 싶었지만, 카카오톡 상에서는 그것이 쉽지 않았다는 것입니다.
아래 보시는 것과 같이 파트너분들과 소통을 하다보면 때로는 이미 전달드렸던 사항을 놓치시기도 하는 경우도 있고, 저희 또한 한번에 많은 정보를 전달드려야할 때가 있습니다.
두 번째 시도: Notion 도입
Notion 기반 협업의 장점과 한계
다음으로 도입한 것은 Notion이었습니다. Notion에서 업무와 해야 할 일을 정리한 페이지를 만들어 클라이언트와 소통할 수 있는 별도의 공간을 마련했습니다.
클라이언트가 해야 할 일을 명확하게 확인할 수 있다는 장점이 있었지만, 여전히 문제가 있었습니다. 파일을 공유하거나 완료된 업무를 처리하는 과정에서 어려움이 발생했습니다. 파일 공유 시에는 결국 이메일, 카카오톡, 노션 세 가지 서비스를 번갈아가며 사용하게 되어 오히려 복잡성이 증가하는 경향이 있었습니다.
세 번째 시도: 통합 메시징 플랫폼 검토
Slack과 Discord의 가능성과 제약
통일화된 메시징 시스템의 필요성을 느끼고 가장 먼저 고려한 것은 Slack과 Discord였습니다. 이 플랫폼들은 여러 개의 채팅창을 만들어 각 담당자들을 모두 초대할 수 있고, 업무별로 채팅을 구분할 수 있다는 장점이 있었습니다.
하지만 Slack과 Discord는 클라이언트 기업에서 프로그램을 설치해야 원활하게 이용할 수 있었고, 단 하나의 개발 건만을 위해 별도 서비스 가입을 요청드리기는 어려웠습니다.
무엇보다 Notion 기반 업무에서 겪었던 파일 공유의 어려움과 각 업무 현황을 실시간으로 고객분들이 댓글을 남기거나 직접 관리하기 어려웠던 부분을 해결하는 것이 불가능했습니다.
이상적인 소통 도구의 조건
여러 시행착오를 거치며 우리가 정의한 이상적인 소통 도구의 조건은 다음과 같았습니다.
1. 접근성
고객이 쉽게 접근할 수 있어야 합니다. 별도의 프로그램 설치 없이 웹사이트만으로도 접속이 가능해야 합니다.
2. 메신저 기능
각 주제별로 대화하거나 업무용 메신저로서의 기능이 필요합니다. 단순히 하나하나씩 글을 올리는 것보다 스레드 형식으로 댓글을 달 수 있는 메신저가 필요했습니다.
3. 업무 관리 기능
각 업무를 클라이언트에게도 할당하고 클라이언트가 스스로의 업무를 확인 및 관리할 수 있어야 합니다. 클라이언트에게 각 업무의 상세 내용과 가이드라인을 함께 전달하면, 클라이언트가 쉽게 업무를 처리하고 완료 처리할 수 있어야 합니다. 또한 각 업무의 순서, 우선순위, 기한 등을 알고 쉽게 처리할 수 있어야 합니다.
4. 파일 공유 기능
파일 공유를 쉽게 할 수 있어야 합니다. 기존에는 클라이언트에게 파일을 받으려면 카카오톡이나 이메일로 받거나 그때마다 구글 드라이브로 공유를 받았습니다. 파일을 업로드하기만 하면 용량 제한 없이 공유될 수 있도록 하고, 이미 공유한 파일들도 쉽게 확인이 가능해야 했습니다.
자체 클라이언트 대시보드
맞춤형 소통 플랫폼의 탄생
이러한 모든 요구사항을 충족시키기 위해 우리는 직접 클라이언트 대시보드를 개발했습니다. 이 대시보드에서는 실시간으로 개발 과정에서의 업무 현황을 확인하고, 클라이언트가 해야 할 업무를 공유하며, 채팅창을 통해 실시간 소통을 하고, 파일 공유 페이지를 통해 쉽게 파일을 업로드할 수 있도록 구성했습니다.
1. 채팅창
가장 중요한 기능은 채팅창입니다. 여러 담당자들이 동시에 입장할 수 있는 채팅방을 만들어 각 클라이언트 담당자들도 모두 초대됩니다. 필요한 업무가 있을 경우 해당 담당자를 언급해 대화할 수 있도록 했습니다.
특히 각 채팅마다 별도의 창에서 댓글을 통해 대화를 이어나갈 수 있도록 구성해, 각 대화 주제와 업무 주제 섹션을 정확하게 구분할 수 있습니다.
2. 프로젝트 진행 현황
대시보드 페이지를 통해 현재 프로젝트의 마일스톤과 타임라인, 현재 진행 중인 작업과 각 작업의 담당자들을 확인할 수 있습니다. 클라이언트분들도 전체 개발 진행 과정과 타임라인에 대해 명확하게 공유받을 수 있습니다.
3. 클라이언트 업무 페이지
우리의 업무와 클라이언트 업무를 구분해 클라이언트가 본인의 업무를 한눈에 확인할 수 있도록 했습니다. 특히 진행이 완료된 것과 진행 중인 것, 해야 할 것을 구분해 클라이언트가 해야 할 업무의 우선순위와 기간을 편하게 확인할 수 있습니다.
각 업무마다 명확한 가이드라인을 제공해 클라이언트가 쉽게 일을 처리할 수 있도록 지원합니다.
4. 파일 공유 페이지
별도의 이메일이나 메시지, 외부 서비스 없이 파일 공유 페이지 안에서 파일을 드래그하기만 하면 자동으로 업로드되고 공유 파일함에 저장됩니다. 필요한 파일이 있을 때마다 드래그하기만 하면 공유가 완료됩니다.
5. 공유 파일함
위에서 공유한 파일은 공유 파일함에서 확인할 수 있도록 해서 필요한 자료를 서로 즉각적으로 참고하거나 확인할 수 있습니다.
6. 서류 모음
견적서, 계약서 등의 중요한 계약 관련 서류를 따로 모아서 페이지 안에서 바로 확인이 가능하도록 했습니다. 계약 사항이나 확인이 필요한 부분을 서로 투명하게 공유하고 분쟁이 생기지 않도록 관리합니다.
개발 완료 후 지속적인 소통을 위한 기능
우리의 노력은 여기서 끝나지 않습니다. 개발 과정뿐만 아니라 개발 완료 이후 클라이언트와의 소통도 중요하게 생각합니다. 그래서 공지사항 페이지와 가이드라인 페이지도 추가로 구축했습니다.
가이드라인 페이지
홈페이지가 완성되면 내용을 수정하거나 글을 업로드하는 등 관리가 필요한 영역이 있습니다. 이때 관리 방법을 몰라 어려움을 겪는 클라이언트분들이 계십니다.
우리는 가이드라인 페이지에 각 클라이언트가 관리하는 모든 방법을 하나하나 상세하게 안내해두었습니다. 클라이언트는 관리하고 싶은 부분이 있는 경우 쉽게 가이드라인 페이지에서 확인하고 수정할 수 있습니다.
공지사항 페이지
홈페이지를 운영하다 보면 외부 API나 서비스를 많이 사용하게 됩니다. 각 서비스들의 업데이트나 보안 업데이트 등이 있을 경우 서비스가 일시적으로 영향을 받을 수도 있습니다.
혹은 최악의 경우 정전 사태나 데이터센터 문제, API 문제가 발생할 수도 있습니다. 이 경우 홈페이지들은 큰 영향을 받게 됩니다. 중요한 것은 이러한 상태에 대해 클라이언트에게 빠르게 알리는 것입니다.
우리는 공지사항 페이지를 통해 각 중요한 내용들을 공지하고 이메일과 카카오톡을 통해 2차 안내를 진행해 문제가 생기지 않도록 관리합니다. 또한 단순히 휴무 일정이나 기타 안내도 공지사항 기능을 통해 고객들에게 투명하게 항상 안내하고 있습니다.
최근 AWS의 대규모 서버 다운 사태가 있었는데, 이때에도 우리는 최우선으로 공지사항을 통해 고객들에게 문제 상황을 알리고 해결을 도와드렸습니다.
마치며
홈페이지 개발과 외주 개발은 단순히 의뢰와 수락의 형태가 아니라 상호 피드백이 매우 중요한 작업입니다. 특히 개발이 완료된 이후에도 계속 운영되는 서비스인 만큼 지속적인 소통이 중요합니다.
플러스마이너스제로 스튜디오는 클라이언트들과 가장 효율적으로 소통할 수 있도록 항상 노력하고 있습니다. 그 결과가 바로 현재의 클라이언트 대시보드입니다.
우리의 클라이언트 대시보드는 아래 페이지에서 직접 체험해보실 수 있습니다.
체험 페이지: https://client.plusminus-zero.studio/
Demo ID: demo@demo.com
Demo PW: demo12345
웹 개발 프로젝트를 진행하시면서 소통에 어려움을 겪고 계신다면, 플러스마이너스제로 스튜디오와 함께 더 나은 협업 경험을 만들어가시기 바랍니다.
hello@plusminus-zero.studio
070-8098-9503